Tietosuojaseloste

Suomen Akateemisten Naisten Liiton asiakasrekisterin tietosuojaseloste ja rekisteröityjen informointi

Voit tästä tietosuojaselosteesta lukea, mihin käytämme tietojasi, millä perusteella niitä käytämme sekä miten keräämme ja säilytämme niitä.

1. Rekisterin nimi ja rekisterin pitäjä

Suomen Akateemisten Naisten Liiton asiakasrekisteri

Liiton asiakasrekisteri on yhteisrekisteri, jossa käsitellään paikallisyhdistysten jäsenrekistereiden, Liiton jäsenrekisterin ja Liiton asiakasrekisterin tietoja.

Suomen Akateemisten Naisten Liitto – Finlands Kvinnliga Akademikers Förbund ry. toimii asiakasrekisterin teknisenä ylläpitäjänä.

Liiton osoite: Fredrikinkatu 33 A 402, 00120 Helsinki

Liiton y-tunnus: 0550388-9

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Liiton asiakasrekisterin yhteyshenkilönä toimii Liiton toimitusjohtaja: sanl.fkaf(a)akateemisetnaiset.fi, p. 045 869 1617

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Tallennamme asiakasrekisteriimme jäseniltämme, asiakkailtamme sekä yhteistyökumppaneiltamme kerättyjä henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn oikeudellisena perusteena on jäsen- ja/tai asiakassuhteen hoito ja ylläpito palveluiden tuottamiseksi sopimusvelvoitteiden mukaisesti sekä ko. tahon meille antama suostumus silloin, kun hän on luovuttanut tietojaan meille.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tuottaa asiakaspalvelua, asiakas- ja jäsenviestintää, muuta yhdistystoimintaan ja sidosryhmiin liittyvää tiedottamista sekä suoramarkkinointia (vain rekisteröityjen itsensä suostumuksella) sekä toteuttaa varainhankintaa.

Käytämme asiakkaidemme ja jäsentemme henkilötietoja toimintamme tilastointiin.

Tiedoista tuotetaan myös toiminnan seuranta-aineistoja, joista yksittäistä henkilöä koskevat tiedot eivät ole tunnistettavissa.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia rekisteröityjen henkilötietoryhmiä:

• Perustiedot kuten nimi, kotipaikka, asiointikieli, koulutustausta
• Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
• Yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot, kuten yritys- ja yhteisötunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
• Vapaaehtoisroolit
• Markkinointi- ja luovutuskiellot ja/tai -suostumukset
• Laite- ja paikkatiedot.

5. Muu tieto

Asiakasrekisteri sisältää lisäksi:

• Uutiskirjeiden saajaluettelot. Luettelot sisältävät asiakkaan nimitiedon ja sähköpostiosoitteen
• Ilmoittautumistiedot Liiton tapahtumiin, sisältäen nimi-, ja muut yhteystiedot, mahdollisen yhteisön nimi ja -tunnus, laskutustiedot sekä muut tapahtuman järjestämisessä tarvittavat tiedot (esim. erityisruokavalio).

6. Tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään hänen tullessa jäseneksi tai muun asiallisen yhteyden syntyessä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välille kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

Paikallisyhdistykset täydentävät jäsenrekisteritietojaan Liiton kanssa yhteiseen asiakasrekisteriin tässä selosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten.

Kun asiakkaamme jäsenemme ja yhteistyökumppanimme asioivat kanssamme sähköisesti, keräämme heistä automaattisesti tietoja, joita voidaan luokitella henkilötiedoiksi. Kerättäviä tietoja ovat ip-osoite, käyttöpäivä ja kellonaika, käytetty laitteisto, ohjelmisto ja internet-selain sekä selaimen versio.

Saatamme lisäksi kerätä tietoa klikkauksista sivulla ja sivuista, joita he ovat selanneet.

7. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Asiakkauuden ja/tai jäsenyyden hoito sekä asiantuntijapalveluiden tuottaminen

8. Tietojen käsittely Liitossa

Liiton asiakasrekisterin tietoja käsittelee Liiton toimitusjohtaja. Hän voi jakaa sähköpostiosoitteita myös niille Liiton hallituksen jäsenille, jotka huolehtivat Liiton sisäisestä viestinnästä.

Liitto on teettänyt jokaiselle paikallisyhdistykselle oman jäsenrekisterin, jonka varsinaisena rekisterinpitäjänä toimii paikallisyhdistyksen hallitus ja/tai sen nimeämä vastuuhenkilö, jäsenrekisterivastaava. Liitto toimii tietojen käsittelijänä.

Kaikkien Liiton jäseninä olevien paikallisyhdistysten jäsenrekistereiden tiedot kopioidaan kerran vuorokaudessa Liiton jäsenrekisteriin. Tietojen kopioinnin hoitaa tekninen palveluntarjoaja, Flo Apps Oy.

Tähän järjestelyyn päädyttiin keväällä 2015, sillä edellisessä, vuonna 2012 käyttöön otetussa yhden jäsenrekisterin mallissa vain Liiton edustajalla oli pääkäyttäjän oikeudet. Nykyään jokaisella paikallishallituksen valtuuttamalla vastuuhenkilöllä on jäsenrekisterin pääkäyttäjän oikeudet.

Jäsenrekistereiden vuosimaksusta huolehtii Liitto.

Jäsenrekisterin tietojen muokkaamisesta huolehtivat jäsenrekisterivastaavat ja ao. yhdistyksen eri pyynnöstä myös Liiton toimitusjohtaja, jolla on ongelmatilanteiden varalta kirjautumisoikeus jokaisen paikallisyhdistyksen jäsenrekisteriin.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirto

Liitto käyttää asiakasrekisterinsä tekniseen ylläpitoon, sidosryhmäviestintään, palvelujen tuottamiseen sekä tietohallinnon tukipalveluihin ulkopuolisia palveluntuottajia, joille tietoja luovutetaan palveluiden tuottamista ja järjestelmäkehitystä varten.

Tietoja siirretään ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden tietosuojaselosteisiin voit tutustua seuraavien linkkien kautta:

• WordPress: www.wordpress.org/about/privacy
• MailChimp: www.mailchimp.com/about/security

Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisten tahojen suoramarkkinointiin vain, mikäli rekisteröity on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa.

Liiton ulkopuolisille tahoille jäsenten tietoja luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella. Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän tai käsittelijän toimesta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Mailchimin kautta lähetettävät uutiskirjeet sekä jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. Lisätietoja tästä antaa jäsenrekisterin osalta Flo Apps Oy.

10. Rekisterin suojaus ja säilytysajat

Liiton ylläpitämiä yhteystietolistoja säilytetään Liiton toimitusjohtajan palomuurilla ja salasanalla suojatulla työkoneella. Lisäksi tietokoneen tiedoista on varmuuskopiot erillisellä ulkoisella muistilla, jota säilytetään lukkojen takana Liiton toimistossa.

Jäsentietoja sekä sopimuskumppanien tietoja säilytetään jäsenyyden tai sopimuksen keston ajan sekä enintään 1 vuotta jäsenyyden tai 10 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Kunkin paikallisyhdistyksen jäsenrekisterin sekä Liiton paikallisyhdistysten rekistereistä koostuvan jäsenrekisterin tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden.

Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:

1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.

2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.

3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.

Paikallisyhdistyksissä jäsenrekisteriä pääsevät käsittelemään ainoastaan tehtävään nimetyt henkilöt sekä tarvittaessa myös Liiton toimitusjohtaja.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat paikallisyhdistyksen ja/tai Liiton jäsenrekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä yhdistyksen jäsenrekisterivastaavalle tai Liiton toimistoon. Tietojen pyytäjän henkilöllisyys tulee voida pyynnöstä todistaa. Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää lähettämästä itselleen jäsenyyden hoitoon liittyviä tiedotteita. Kielto- ja oikaisuasioissa rekisteröidyn tulee olla yhteydessä omaan paikallisyhdistykseensä ja/tai Liiton toimistoon.

Liiton uutiskirjeen tilaaja voi koska vain lopettaa tilauksensa itse uutiskirjeen alareunassa olevasta unsubscribe-linkistä.

Tietojen poisto

Henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita käyttötarkoituksen täyttämistä varten, ellei voimassa oleva lainsäädäntö määrää henkilötietojen säilytyksestä muuta.

Kun paikallisyhdistykset merkitsevät jäsenen jäsenrekisteriin joko eronneeksi tai kuolleeksi, hänen tietonsa eivät enää kopioidu Liiton jäsenrekisteriin.

Liiton toimitusjohtaja tuhoaa toimintavuoden päätteeksi tuona vuonna käytössä olleet henkilötietoja sisältävät muut em. yhteystietolistat pois lukien Mailchimpissä säilytettävät uutiskirjeen lähetyslistat, joilta eroamisesta päättää jokainen uutiskirjeen tilaaja itse.

Tätä sivua on viimeksi päivitetty 17.7.2023